Informationen zum Datenschutz für OSRAM-Aktionäre

Die Einhaltung datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist der OSRAM Licht AG (nachstehend "wir", "uns" bzw. "OSRAM") sehr wichtig. Mit den nachfolgenden Hinweisen möchten wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und die Ihnen nach dem Datenschutzrecht zustehenden Rechte informieren.

Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist die OSRAM Licht AG. Sie erreichen die OSRAM Licht AG unter:

OSRAM Licht AG
Marcel-Breuer-Str. 4
80807 München
Telefon: +49 (0) 89 6213-0
E-Mail: privacy@ams-osram.com

Für Anmerkungen und Rückfragen zu der Verarbeitung von personenbezogenen Daten erreichen Sie den Datenschutzbeauftragten der OSRAM Licht AG mit dem Zusatz „Datenschutzbeauftragter“ unter:

OSRAM Licht AG
Marcel-Breuer-Str. 4
80807 München
Telefon: +49 (0) 89 6213-0
E-Mail: privacy@ams-osram.com

2.1 Verarbeitung im Zusammenhang mit Namensaktien

Die Aktien der OSRAM Licht AG sind auf den Namen lautende Stückaktien. Bei derartigen Namensaktien sieht die gesetzliche Regelung des § 67 Abs. 1 Satz 1 AktG vor, dass diese unter Angabe des Namens, des Geburtsdatums, Anschrift sowie E-Mail-Adresse des Aktionärs, Staatsangehörigkeit sowie der Stückzahl oder der Aktiennummer in das Aktienregister der Gesellschaft einzutragen sind. Der Aktionär ist gemäß § 67 Abs. 1 Satz 4 AktG verpflichtet, der Gesellschaft diese Angaben mitzuteilen. Soweit der Aktionär seine personenbezogenen Daten nicht selbst zur Verfügung stellt, erhalten wir diese und gegebenenfalls die personenbezogenen Daten Ihrer Bevollmächtigten in der Regel von der depotführenden Stelle des Aktionärs.

Die OSRAM Licht AG darf diese personenbezogenen Daten gemäß § 67e AktG grundsätzlich für die Zwecke der Identifikation, der Kommunikation mit den Aktionären, der Ausübung der Rechte der Aktionäre, der Führung des Aktienregisters und für die Zusammenarbeit mit den Aktionären verarbeiten. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c) DSGVO i.V.m. § 67 Abs. 1, § 67e Abs. 1 AktG.

2.2 Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Hauptversammlung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten von Aktionären und gegebenenfalls ihrer Bevollmächtigten, soweit dies für die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Hauptversammlung erforderlich ist. Dies umfasst insbesondere die folgenden personenbezogenen Daten:

• Vor- und Nachname;
• Titel
• Anschrift;
• Daten im Zusammenhang mit der Aktienbeteiligung (Aktienanzahl, Aktiengattung, Besitzart der Aktien);
• Daten im Zusammenhang mit der Hauptversammlung, etwa Angaben auf der Eintrittskarte, Aktionärsnummer, Informationen zu Anträgen, Fragen oder Wahlvorschlägen;
• weitere Kontaktdaten, etwa E-Mail-Adresse, bzw. Versandadressen;
• Inhaltsdaten der Kommunikation, z.B. bei Fragen an uns oder bei einem Widerspruch zum notariellen Protokoll;
• Vollmacht an Stimmrechtsvertreter; und
• Individuelle Zugangsnummer für das InvestorPortal.

Die Daten verarbeiten wir zur ordnungsgemäßen Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Hauptversammlung sowie zur Erfüllung unserer aktien-, aufsichts-, wertpapier-, handels- oder steuerrechtlichen Verpflichtungen, etwa Versendung der Einladungen zur Hauptversammlung, Erstellung eines Teilnehmerverzeichnisses sowie Aufbewahrung der Nachweise der Bevollmächtigung für die Stimmrechtsvertretung oder zur Stimmabgabe durch Briefwahl. Dies umfasst auch die Aufnahme aller an der Hauptversammlung teilnehmenden Aktionäre bzw. ihrer Bevollmächtigten in das von Gesetzes wegen zu führende Teilnehmerverzeichnis; allerdings wird bei der Stimmabgabe durch Briefwahl der Name des Aktionärs nicht im Teilnehmerverzeichnis offengelegt. Dies umfasst ferner das Ausüben von Rede-, Frage- und Antragsrecht während der Hauptversammlung sowie die Aufnahme von Widersprüchen und Fragen im notariellen Protokoll.

Rechtsgrundlage für diese Verarbeitungen ist grundsätzlich Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c) DSGVO i.V.m. § 67, § 67e, §§ 118 ff. AktG oder sonstigen aktien-, aufsichts-, wertpapier-, handels- oder steuerrechtlichen Vorgaben, soweit die Verarbeitung erforderlich ist, um eine rechtliche Verpflichtung, der wir unterliegen, zu erfüllen. Dies gilt insbesondere im Zusammenhang mit der Bearbeitung von Anmeldungen zur Hauptversammlung nach § 123 Abs. 2 AktG in Verbindung mit § 14 der Satzung der OSRAM Licht AG sowie der Pflicht zur Erstellung und Zugänglichmachung des Teilnehmerverzeichnisses nach § 129 AktG und die Ermöglichung der Ausübung der Aktionärsrechte (Anträge nach § 126 Abs. 1 AktG, Wahlvorschläge nach § 127 Abs. 1 AktG, Stimmabgabe nach § 129 AktG, Auskunftsrechte nach § 131 AktG).

Im Übrigen stützen wir die Datenverarbeitung, soweit diese zur Organisation unserer Hauptversammlung zweckdienlich ist, auf unsere berechtigten Interessen nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DSGVO an der Vorbereitung der Hauptversammlung und der Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs.

2.3 Verarbeitung im Zusammenhang mit der Nutzung des InvestorPortals

Beim Besuch unseres InvestorPortals verarbeiten wir aus technischen Gründen die folgenden personenbezogenen Daten:

• Name der abgerufenen Datei;
• Datum und Uhrzeit des Abrufs;
• Meldung, ob der Abruf erfolgreich war;
• Browsertyp und -version;
• ggf. Referrer URL (zuvor besuchte Seite); und
• IP-Adresse.

Wir verwenden die in unserem InvestorPortal erhobenen personenbezogenen Daten grundsätzlich nur für den Zweck, für den Sie uns die Daten zur Verfügung gestellt haben, also z.B. um Ihnen Zugang zu den Hauptversammlungsservices zu ermöglichen, eine individuelle Registrierung und elektronische Anmeldung vorzunehmen, für die Dokumentation über Ihre mittels Vollmacht erfolgende Vertretung durch den jeweiligen Stimmrechtsvertreter und Ihrer gegebenenfalls erteilten Weisungen, für eine Stimmabgabe per Briefwahl, für eine Kontaktaufnahme bei Kontakt- und Serviceanfragen im Zusammenhang mit der Hauptversammlung oder um Ihnen Zugang zu bestimmten Informationen zu verschaffen.

Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c), soweit dies erforderlich ist, um eine technische Auslieferung der Webseite zur Vorbereitung und Durchführung der Hauptversammlung an Ihren Rechner zu ermöglichen. Soweit die Verarbeitung der personenbezogenen Daten nicht zur Organisation und Durchführung der Hauptversammlung erforderlich ist, verarbeiten wir diese auf der Grundlage unserer berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DSGVO).

In unserem passwortgeschützten InvestorPortal verwenden wir außerdem technisch notwendige Cookies, um die Funktionalität der Webseite sicherzustellen. Cookies sind kleine Textdateien, die Informationen über das Nutzungsverhalten beim Besuch einer Webseite speichern und auf dem Computer des Nutzers abgelegt werden, um für spätere Aufrufe dieser Webseite zur Verfügung zu stehen. Im passwortgeschützten InvestorPortal zur Hauptversammlung werden ausschließlich die beiden technisch notwendigen Cookies X-XSRF-TOKEN und AspNetCore.Antiforgery.8- SwGiRsH58 verwendet. Alle Daten in den Cookies sind verschlüsselt und kodiert. Weiterhin können Sie die Cookies auch über Ihre Browser-Einstellungen löschen. Wir weisen Sie jedoch darauf hin, dass Sie in diesem Fall gegebenenfalls nicht sämtliche Funktionen des InvestorPortals nutzen können. Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist § 25 Abs. 2 Ziff. 2 TTDSG.

2.4 Verarbeitung im Zusammenhang mit einer Kontaktaufnahme mit uns

Soweit Sie mit uns über E-Mail oder einen anderen Kanal kommunizieren, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten (Kontaktdaten wie Vor- und Nachname, Anschrift, E-Mail-Adresse sowie Inhaltsdaten der Kommunikation) nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b) DSGVO, soweit die Datenverarbeitung zur Erfüllung eines Vertrages mit Ihnen erforderlich ist, nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit c) DSGO, soweit dies zur Organisation und Durchführung der Hauptversammlung erforderlich ist, bzw. in allen anderen Fällen auf der Grundlage unserer berechtigten Interessen nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DSGVO. Unsere berechtigten Interessen in diesen Fällen sind die ordnungsgemäße Abwicklung der Hauptversammlung und die Kommunikation mit Aktionären und deren Bevollmächtigten.

Zur Abwicklung der Hauptversammlung (z.B. für Druck und Versand der Einladungsunterlagen oder zur Durchführung der Hauptversammlung) setzen wir zum Teil externe Dienstleister ein, die im Rahmen der ihnen übertragenen Aufgaben Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten erhalten. Die von uns für diese Zwecke beauftragten Dienstleister verarbeiten die personenbezogenen Daten der Aktionäre und gegebenenfalls ihrer Bevollmächtigten ausschließlich nach unseren Weisungen auf der Grundlage entsprechender Verträge über die Auftragsverarbeitung und nur, soweit dies für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich ist. Alle unserer Mitarbeiter und die Mitarbeiter der beauftragten Dienstleister, die personenbezogene Daten der Aktionäre und gegebenenfalls ihrer Bevollmächtigten verarbeiten, sind verpflichtet, diese Daten vertraulich zu behandeln.

Sollten wir personenbezogene Daten an Dienstleister außerhalb der EU oder des EWR weitergeben, erfolgt die Weitergabe nur, soweit dem Drittland durch die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau bestätigt wurde oder andere angemessene Datenschutzgarantien (z.B. verbindliche unternehmensinterne Datenschutzvorschriften oder Vereinbarung der Standardvertragsklauseln der EU Kommission) vorhanden sind. Detaillierte Informationen dazu sowie über das Datenschutzniveau bei unseren Dienstleitsern in Drittländern können Sie unter der unter Punkt 1 genannten Adresse anfordern. 

Darüber hinaus können wir verpflichtet sein, Ihre personenbezogenen Daten an weitere Empfänger zu übermitteln, wie etwa an Behörden zur Erfüllung gesetzlicher Mitteilungspflichten oder an andere Aktionäre bzw. ihren Bevollmächtigten/Teilnehmer der Hauptversammlung. Dies gilt insbesondere nach den folgenden gesetzlichen Vorgaben:

• Offenlegung des Teilnehmerverzeichnisses nach § 129 Abs. 4 AktG gegenüber den Teilnehmern;
• Bekanntmachung von Ergänzungsverlangen einer Minderheit nach § 124 Abs. 1 AktG gegenüber Teilnehmern der Hauptversammlung und Aktionären; und
• Mitteilung von Gegenanträgen und Wahlvorschlägen nach §§ 126, 127 AktG gegenüber Intermediären und Aktionären.

Soweit erforderlich, übermitteln wir zur Abwicklung der Hauptversammlung zudem ggf. Daten an von uns beauftragte Notare und Rechtsanwälte, die einer berufsrechtlichen Schweigepflicht unterliegen.

Rechtsgrundlagen für die Weitergabe sind in diesen Fällen Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c) DSGVO i.V.m. der gesetzlichen Vorschrift, aus der eine Verpflichtung zur Veröffentlichung oder Übermittlung folgt bzw., soweit keine gesetzliche Pflicht zur Veröffentlichung oder Übermittlung personenbezogener Daten besteht, unsere berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DSGVO).

Ihre personenbezogenen Daten erheben wir grundsätzlich direkt von Ihnen. Bei Namensaktionären können wir Daten zudem aus dem Aktionärsregister erhoben haben. Außerdem können Daten von den jeweils für den Aktionär tätigen depotführenden Stelle zur Verfügung gestellt werden.

Im Falle einer Stimmrechtsvertretung haben wir Ihren Namen und Ihre Anschrift vom jeweiligen Aktionär erhoben, den Sie vertreten.

Ohne Mitteilung der für die Durchführung der Hauptversammlung erforderlichen personenbezogenen Daten ist eine Teilnahme nicht möglich. Soweit wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage unserer berechtigten Interessen oder zur Erfüllung eines Vertrages mit Ihnen verarbeiten, sind Sie nicht verpflichtet, uns diese bereitzustellen. Allerdings können wir ohne eine Bereitstellung Ihrer Daten ggf. das Vertragsverhältnis mit Ihnen nicht durchführen.

Ihre Daten werden gelöscht oder anonymisiert, sofern sie für die oben genannten Zwecke der Verarbeitung nicht mehr erforderlich sind, die personenbezogenen Daten von uns nicht mehr für etwaige Verwaltungs- und Gerichtsverfahren benötigt werden und keine anderweitigen gesetzlichen Nachweis- und Aufbewahrungspflichten (z.B. im AktG, im Handelsgesetzbuch, in der Abgabenordnung) oder andere Rechtfertigungsgründe für die Speicherung bestehen.

Für Daten, die im Zusammenhang mit der Hauptversammlung erfasst wurden, beträgt die Aufbewahrungsdauer regelmäßig bis zu drei Jahre. Das Teilnehmerverzeichnis ist mindestens für zwei Jahre aufzubewahren (§ 129 Abs. 4 AktG). Die im Aktienregister gespeicherten Daten müssen wir nach der Veräußerung der Aktien regelmäßig noch zehn Jahre aufbewahren (insb. §§ 239 Abs. 1, 257 HGB). Darüber hinaus bewahren wir Ihre personenbezogenen Daten im Einzelfall nur auf, soweit dies im Zusammenhang mit möglichen Ansprüchen gegen uns erforderlich ist. Die entsprechende gesetzliche Verjährungsfrist beträgt in der Regel drei Jahre, in manchen Fällen auch bis zu dreißig Jahren.

Unter den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen, deren Vorliegen im Einzelfall zu prüfen ist, haben die Aktionäre und gegebenenfalls ihre Bevollmächtigte das Recht, Auskunft über ihre verarbeiteten personenbezogenen Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO) und die Berichtigung (Art. 16 DSGVO) oder Löschung (Art. 17 DSGVO) ihrer personenbezogenen Daten oder die Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) zu beantragen oder die Datenübertragung zu verlangen (Art. 20 DSGVO).

Sofern wir die Daten auf der Grundlage unserer berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DSGVO) verarbeiten, haben Sie das Recht, Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen (Art. 21 DSGVO). Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Die vorstehenden Rechte können Sie kostenfrei unter den oben angegebenen Kontaktdaten geltend machen.

Sie haben zudem das Recht, Beschwerde bei unserem Datenschutzbeauftragten (siehe Punkt 1) oder einer Datenschutzaufsichtsbehörde einzulegen, falls Sie der Auffassung sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt (Art. 77 DSGVO).

Die für uns zuständige Behörde ist:
Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
Promenade 18,
91522 Ansbach
https://www.lda.bayern.de/de/kontakt.html