Informationen zum Datenschutz für OSRAM-Aktionäre

mit Ergänzung aufgrund C19-Maßnahmengesetz*)

Die nachfolgenden Hinweise geben Ihnen Informationen über die Erhebung und Verarbeitung Ihre personenbezogenen Daten durch die OSRAM Licht AG (OSRAM) im Zusammenhang mit Ihrer Stellung als Aktionär der Gesellschaft und die Ihnen nach dem Datenschutzrecht zustehenden Rechte.

Einführung

Der Schutz personenbezogener Daten ist OSRAM ein wichtiges Anliegen. Deshalb verarbeitet OSRAM Ihre personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit den Vorschriften der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG), des Aktiengesetzes (AktG) und den weiteren anwendbaren Rechtsvorschriften zum Schutz personenbezogener Daten und zur Datensicherheit.

1. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

OSRAM Licht AG
Marcel-Breuer-Straße 6
80807 Munich Germany
Telephone: +49 89 62130
Fax: +49 89 6213 2020
E-Mail: privacy@ams-osram.com
 

Sie erreichen den Datenschutzbeauftragten der OSRAM Licht AG postalisch unter der oben angegebenen Adresse mit dem Zusatz „Datenschutzbeauftragter“ oder per E-Mail: privacy@ams-osram.com.

Virtuelle ordentliche Hauptversammlung vom 10. Mai

Die ordentliche Hauptversammlung der OSRAM Licht AG am 10. Mai 2022 wird als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten durchgeführt. Aktionäre und Aktionärsvertreter können die gesamte Hauptversammlung per Bild- und Tonübertragung über unser OSRAM Aktionärsportal verfolgen. Über das Aktionärsportal können zudem auch versammlungsbezogene Rechte, insbesondere das Stimmrecht, ausgeübt werden. Ihre personenbezogenen Daten (insbesondere Name, Anschrift und E-Mail-Adresse der Aktionäre, Aktienanzahl, Aktiengattung, Besitzart der Aktien, sowie gegebenenfalls die Stimmabgabe im Wege der (elektronischen) Briefwahl, die Erteilung etwaiger Stimmrechtsvollmachten und den Namen des vom jeweiligen Aktionär bevollmächtigten Aktionärsvertreters) werden auch zum Zwecke der Vorbereitung, Durchführung und Abwicklung dieser virtuellen Hauptversammlung verarbeitet, insbesondere zur Kommunikation mit den Aktionären, zur Erstellung der Niederschrift über die Hauptversammlung und um Ihnen die Ausübung versammlungsbezogener Rechte, insbesondere des Stimmrechts, zu ermöglichen. Gegebenenfalls verarbeitet die Gesellschaft auch personenbezogene Daten zu im Vorfeld der Hauptversammlung eingereichten Fragen, übersandten Anträgen, Wahlvorschlägen und Verlangen der Aktionäre oder Aktionärsvertreter im Zusammenhang mit der Hauptversammlung sowie zu Widersprüchen gegen Beschlüsse der Hauptversammlung. Wenn Sie unser Aktionärsportal im Internet besuchen, erheben wir weiter Daten über den Zugriff und die Nutzung dieses Portals (insbesondere abgerufene bzw. angefragte Daten, Datum und Uhrzeit des Abrufs, Meldung, ob der Abruf erfolgreich war, Typ des verwendeten Webbrowsers, IP-Adresse, Aktionärsnummer, Passwort, Erteilung der Zustimmung zu unseren Nutzungsbedingungen, sowie Login und Zeitstempel Ihres Logins und Logouts), die Ihr Browser an uns übermittelt.

2. Zweck der Verarbeitung, Datenkategorien sowie Rechtsgrundlage der Verarbeitung

OSRAM-Aktien sind Namensaktien. Regelmäßig leiten die beim Erwerb, der Verwahrung Ihrer OSRAM-Namensaktien mitwirkenden Kreditinstitute für Sie die für die Führung des Aktienregisters relevanten Angaben an uns weiter. Dies sind die nach § 67 Abs.1 AktG notwendigen Angaben, wie Name, Geburtsdatum und Adresse sowie zusätzlich die Staatsangehörigkeit des Aktionärs. Die Datenweiterleitung erfolgt über die Clearstream Banking AG Frankfurt (CBF), die als Zentralverwahrer die technische Abwicklung von Wertpapiergeschäften und die Verwahrung der Aktien für die Kreditinstitute wahrnimmt.
 

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zu den im Aktiengesetz vorgesehenen Zwecken. Diese sind insbesondere die Führung des Aktienregisters, die Kommunikation mit Ihnen als Aktionär und die Abwicklung von Hauptversammlungen.
 

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten sind die aktienrechtlichen Bestimmungen (§ 67 Abs. 1, § 67e Abs. 1 §§ 118 ff. AktG), einschließlich der relevanten Vorschriften des Gesetzes zur Abmilderung der Folgen der COVID19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht (Art. 2 § 1), jeweils in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c DSGVO. Wenn Sie als Aktionär im Vorfeld der virtuellen Hauptversammlung Fragen einreichen und Ihre Fragen in der Hauptversammlung unter Nennung Ihres Namens beantwortet werden, verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Diese Datenverarbeitung ist zur Wahrung der berechtigten Interessen der OSRAM Licht AG erforderlich, um den ordnungsgemäßen Ablauf der virtuellen Hauptversammlung (ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Vertreter) zu ermöglichen.
 

Darüber hinaus verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten ggf. auch zur Erfüllung weiterer gesetzlicher Verpflichtungen wie z. B. aufsichtsrechtlicher Vorgaben, aktien-, handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten.
 

Um aktienrechtlichen Bestimmungen zu entsprechen, müssen wir beispielsweise bei der Bevollmächtigung der von der Gesellschaft zur Hauptversammlung benannten Stimmrechtsvertreter die Daten, die dem Nachweis der Bevollmächtigung dienen, nachprüfbar festhalten. Als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dienen in diesem Fall die jeweiligen gesetzlichen Regelungen und Art. 6 Absatz 1 c) DSGVO.
 

In Einzelfällen verarbeiten wir Ihre Daten auch zur Wahrung unserer berechtigten Interessen nach Art. 6 Absatz 1 f) DSGVO. Dies ist z. B. der Fall, wenn wir Statistiken erstellen (für die Darstellung der Aktionärsentwicklung, Anzahl der Transaktionen, oder für Übersichten der größten Aktionäre) oder bei Kapitalerhöhungen einzelne Aktionäre aufgrund ihrer Staatsangehörigkeit oder ihres Wohnsitzes von der Information über Bezugsangebote ausnehmen müssen, um Wertpapiervorschriften solcher außereuropäischen Länder einzuhalten.
 

Bestellen Sie für einen von Ihnen Bevollmächtigten Stimmrechtskarten zur Hauptversammlung, haben Sie die von Ihnen benannte Person auf die Datenerhebung bei OSRAM hinzuweisen. OSRAM erhebt die Daten des Bevollmächtigten nur zum Zwecke des Versands der Stimmrechtskarten, sowie der Durchführung der Teilnahme dieser Person an der Hauptversammlung, einschließlich der Ausübung der damit zusammenhängenden Rechte, insbesondere des Stimmrechts.
 

Sollten wir Ihre personenbezogenen Daten für einen hier nicht genannten Zweck verarbeiten wollen, werden wir Sie im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen darüber zuvor informieren.

3. Übermittlung und Weitergabe der personenbezogenen Daten

Externe Dienstleister

Wir bedienen uns zur Verwaltung und technischen Führung des Aktienregisters (Aktienregisterservice- Gesellschaft, IT-Dienstleister) sowie zur Abwicklung der Hauptversammlungen (HV-Dienstleister, Dienstleister für Druck und Versand der Aktionärsmitteilungen) zum Teil externer Dienstleister. Diese Dienstleister verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich nach unseren Weisungen auf der Grundlage entsprechender Verträge über die Auftragsverarbeitung und nur soweit dies für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich ist. Alle unserer Mitarbeiter und die Mitarbeiter der beauftragten Dienstleister, die Zugriff auf personenbezogene Daten der Aktionäre bzw. Aktionärsvertreter haben und/oder diese verarbeiten, sind verpflichtet, diese Daten vertraulich zu behandeln.
 

Das OSRAM Aktionärsportal wird im Auftrag der OSRAM Licht AG von der Computershare Deutschland GmbH & Co. KG, Elsenheimerstr. 61, 80687 München („Computershare“) bereitgestellt und betrieben. Ihre personenbezogenen Daten werden in der Anwendung ausschließlich im Rahmen einer zwischen der OSRAM Licht AG und Computershare vertraglich geregelten Auftragsverarbeitung erhoben, verarbeitet und genutzt. Eine Nutzung der personenbezogenen Daten durch Computershare zu eigenen Zwecken findet nicht statt.

Weitere Empfänger

Sollten wir personenbezogene Daten an Dienstleister außerhalb der EU oder des EWR weitergeben, erfolgt die Weitergabe nur, soweit dem Drittland durch die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau bestätigt wurde oder andere angemessene Datenschutzgarantien (z. B. verbindliche unternehmensinterne Datenschutzvorschriften oder Vereinbarung der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission) vorhanden sind. Detaillierte Informationen dazu sowie über das Datenschutzniveau bei unseren Dienstleistern in Drittländern können Sie unter Punkt 1 genannten Adresse anfordern.

4. Speicherfristen

Grundsätzlich anonymisieren oder löschen wir Ihre personenbezogenen Daten, sobald sie für die zuvor genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, soweit uns nicht gesetzliche Nachweis- und Aufbewahrungspflichten (z. B. im AktG, im Handelsgesetzbuch, in der Abgabenordnung) zu einer weiteren Speicherung verpflichten. Für die im Zusammenhang mit Hauptversammlungen erfassten Daten beträgt die Speicherdauer regelmäßig bis zu drei Jahre.
 

Die im Aktienregister gespeicherten Daten müssen wir nach dem Verkauf der Aktien regelmäßig noch zehn Jahre aufbewahren. Darüber hinaus bewahren wir personenbezogene Daten nur in Einzelfällen auf, wenn dies im Zusammenhang mit Ansprüchen erforderlich ist, die gegen unser Unternehmen geltend gemacht werden (gesetzliche Verjährungsfrist von bis zu dreißig Jahren).

5. Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO (Wahrung berechtigter Interessen) erfolgt, Widerspruch einzulegen.
 

Wir werden diese Verarbeitung dann beenden, es sei denn sie dient überwiegenden zwingenden schutzwürdigen Interessen unsererseits.

6. Ihre Rechte: Auskunft, Berichtigung, Löschung

Sie können unter der unter Punkt 1 genannten Adresse Auskunft über die zu Ihrer Person bei OSRAM Licht AG gespeicherten Daten verlangen. Über das Aktionärsportal auf der ams OSRAM Internetseite (https://ams-osram.com/de/about-us/investor-relations/osram-investor-relations) haben Sie Zugriff auf die wesentlichen zu Ihrer Person im Aktienregister verzeichneten Angaben und können uns dort oder auch unter der unter Punkt 1 genannten Adresse auch etwaige Berichtigungen mitteilen. Daneben können Sie unter bestimmten Voraussetzungen die Löschung Ihrer Daten oder eine Einschränkung der Verarbeitung verlangen (z. B. falls Ihre Daten unrechtmäßig verarbeitet werden).Die Datenschutzorganisation von OSRAM informiert Sie gerne im Detail über die Ihnen zustehenden Rechte. Nehmen Sie dazu einfach Kontakt über privacy@ams-osram.com auf.

7. Beschwerderecht

Sie haben die Möglichkeit, sich bei Fragen und Beschwerden an unseren Datenschutzbeauftragten (siehe Punkt 1) oder an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden.
 

Die für OSRAM zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist:
Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht
Promenade 18
91522 Ansbach
https://www.lda.bayern.de/de/kontakt.html

 

Stand: März 2022 – aufgrund C19-Maßnahmengesetz - Bei relevanten Änderungen dieser Informationen werden wir Sie bei Bedarf erneut benachrichtigen.

*) Gesetz über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie vom 27. März 2020, zuletzt verlängert durch das Gesetz zur Errichtung eines Sondervermögens "Aufbauhilfe 2021" und zur vorübergehenden Aussetzung der Insolvenzantragspflicht wegen Starkregenfällen und Hochwassern im Juli 2021 sowie zur Änderung weiterer Gesetze vom 10. September 2021.